HVA inneholder denne guiden? 

  • Opprette løp i eventor og åpne påmelding
    • Opprette arrangement
    • Opprette klasser
    • Legge inn Påmeldingsavgift
    • Bestemme posisjonen til arena
    • Legge inn informasjon om løpsleder
    • Åpne for påmeldinger
  • Påmelding
  • Eksportere Løp til Brikkesys
  • Importere resultater
  • Fakturere
  • Rapportere til Norges Orienteringsforbund

Link til Eventor: www.eventor.orientering.no

Opprette løp i Eventor og åpne påmelding

For å opprette et løp i eventor, og åpne påmelding, må du gjøre følgende steg:

  • Få tilgang som arrangementansvarlig i eventor
  • Opprette arrangementet
  • Klasser må legges til før påmeldingen kan åpnes
  • Klassene i arrangementet må få påmeldingskontingent og -frist før påmeldingen kan åpnes
  • Arenaens geografiske plassering må angis før påmelding kan åpnes
  • En løpsleder må legges til før påmeldingen kan åpnes
  • Åpne for påmeldinger

Få tilgang som arrangementansvarlig og opprette arrangement

En av klubbens administratorer må gi deg tilgang som "arrangementansvarlig" i eventor for at du skal kunne opprette et løp. Hvem dette er finner du under "Om klubben" under Klubben i venstremargen. Når du har tilgang kan du opprette arrangementer ved å velge "Opprett arrangement" fra venstremargen (finnes under Administrasjon\Arrangement). Fyll ut alle relevante felter og husk å huke av for at dette er et flexoløp!

Filmen under viser hvordan alt dette gjøres.

Når arrangementet er opprettet får du en oversiktside hvor du kan administrere alt du trenger, inkludert klasser, påmeldingavgifter, posisjon, løpslederinformasjon, status og mye mer.

Opprette klasser

Fra oversiktssiden til arrangementet velger du "klasser". Videre velger du "Legg til standardklasse" og da får du opp et vindu hvor du kan huke av alle klassene du ønsker i arrangementet. Vi anbefaler at dere følger klasseforslaget vi har laget, og hvis du velger Flexoløp fra dropdown-menyen får du automatisk valgt alle klassene vi anbefaler.

Se videoen under for en rask gjennomgang av dette:

Dersom du ønsker flere klasser kan disse opprettes ved å velge "Legg til klasse" nederst i oversikten:

Legge inn Påmeldingsavgift

Fra oversiktsiden til arrangementet velger du "Påmeldingsavgifter og frister". Videre velger du "Rediger (enkel visning)", da kommer du til en side hvor du kan legge inn påmeldingsfrister og påmeldingskontingent. Påmeldingsfristen skal dagen før løpsdagen. De som ikke rekker denne påmeldingsfristen kan melde seg på arena. Du trenger ikke å fylle inn etteranmeldingsfrist. Påmeldingskontingenten er definert i krav til flexoløp. Når du er ferdig med å legge inn trykker på du på "Lagre".

påmeldingsavgift.png

Bestemme posisjonen til arena

Velg "Arena" fra arrangementsiden i eventor. Her får du opp et kart over Norge og det er bare å zoome inn der du skal ha løpet og trykke der du skal ha areana. Det er viktig at du zoomer langt inn og markerer nøyaktig slik at alle finner frem til arena. Når du er fornøyd trykker du lagre.

Legge inn informasjon om løpsleder

Velg "Arrangører og funksjonærer" fra arrangementsiden i eventor. Her kan søke på alle som har eventor-bruker, og du kan også søke i klubben. Se eksempel i videoen under.

Åpne for påmeldinger

Når alle stegene over er gjennomført gjenstår det bare å åpne for påmeldinger. Dette gjøres fra valget "Status" på arrangementsiden. Se eksempel i videoen under.

Påmelding

Etter at påmelding er åpnet kan hvem som helst forhåndspåmelde seg til arrangementet via eventor. Under er en film som viser hvordan dette gjøres. Vær oppmerksom på at når deltakere melder seg på vil bare de klassene som matcher kjønn og alder til deltakeren være mulige å velge. Dette gjør at det ikke gjør noe om man har et stort klassetilbud.

Eksportere Løp til Brikkesys

Data fra Eventor hentes ned fra Brikkesys. Se Brikkesys-guiden for forklaring.

Importere resultater

Man kan enkelt lage resultatlister fra Brikkesys som legges opp på Eventor. I Brikkesys velger du resultat->lagre eventor XML-filer. Filen "resultatliste.xml" lagres nå i brikkesyskatalogen. Disse filene kan man laste opp til Eventor ved å logge inn med en bruker som har arrangementsansvarligrettigheter, deretter velg riktig løp og dataoverføringer i menyen på toppen. Her vil du få muligheten til bla gjennom og finne fila resultatliste.xml i Brikkesys-mappa (vanligvis C:\Programfiler\Brikkesys\ ).

Fakturere

Denne funksjonaliteten er under utvikling i Eventor. Inntil videre oppfordres det til å bruke funksjonaliteten for dette som finnes i Brikkesys.

Rapportere til Norges Orienteringsforbund

Når arrangementet er ferdig, og du under menyen "Status" har endret status til gjennomført gjenstår det bare å sende inn rapport til Norges Orienteringsforbund. Dette gjøres enkelt via Eventor. Følgende felter skal rapporteres:

  • Startkontingenter (fordelt på under/over 17 år)
  • Deltakerantall per kategori (Under 12 år, 13-16 år, 17-20 år, over 21 år)
  • Link til artikkel om flexoløp slik det er beskrevet i krav nr 9 for flexoløp: "En kort nyhetsartikkel og et bilde fra arrangementet legges ut på nettside, sosiale medier eller i annet medie innen dagen etter arrangementet"
  • Antall personer i arrangørstaben. Dersom dere var fler enn 3 skal det legges igjen en kommentar på hvilke roller de øvrige arrangørene hadde i forbindelse med arrangementet.
  • Dokumentasjon av henvendelse til media slik det er beskrevet i krav nr 7 for flexoløp: "Informasjon om løpet sendes til kontaktperson i lokalavis eller lignende"
  • Dokumentasjon av antall personer i nøkkelroller under 25 år (oppgi navn og alder).
  • Status fakturering (bekrefte at faktura er sent)